Inviare allegati a messaggi di posta elettronica in formato Microsoft Word, è una prassi molto diffusa e che presenta numerosi inconvenienti.
Spiegherò di seguito perché è sconsigliabile farlo.
Il formato dei files Word è segreto e di proprietà di una singola ditta (che provvede frequentemente a modificarlo).
Pertanto io e molti altri utenti non possiamo leggerlo.
Se si spediscono testi in formato ASCII, o HTML, o PDF sono leggibili da tutti.
Il semplice testo ASCII probabilmente è la soluzione migliore, perché consente di citarne porzioni nella risposta.
Distribuire documenti in formato Word, è dannoso per chi lo fa. e per gli altri.
Non si può essere sicuri che il testo apparirà sul PC del destinatario come lo si vede sul proprio, e potrebbe non essere affatto visualizzabile, se il destinatario dispone di una diversa versione di Word.
Ricevere allegati in formato Word è dannoso perché possono portare virus.
Inviare allegati in formato Word è dannoso per chi li invia, perché i documenti Word includono normalmente informazioni nascoste riguardo l'autore, che consentono, a chi ne abbia le capacità, di immischiarsi negli affari personali dell'autore (potrebbero essere i vostri). Frasi che si credeva di aver cancellato potrebbero risultare sconvenientemente ancora presenti. Questo è ad esempio avvenuto recentemente nei rapporti dei servizi segreti britannici a proposito della guerra in Iraq.
Ma soprattutto, inviare documenti in formato Word "costringe" gli utenti ad utilizzare questo programma, e rende più improbabile che scelgano qualche prodotto diverso. In effetti si diventa vittime del monopolio Microsoft. Questa pressione è uno dei principali ostacoli alla diffusione del software libero.
Volete prendere in considerazione la possibilità di utilizzare formati diversi da Word nelle comunicazioni con gli altri?
Convertire un file in formato HTML è facile:
Aprite il vostro documento con il programma di scrittura preferito, poi cliccate su file -> Salva con nome -> scegliere "documento HTML o pagina WEB" (invece di "Documento Word") dalla casella a discesa, scegliere il nome del file e premere "salva".
Si potrà notare che le modifiche rispetto al documento originale sono marginali.
Se il vostro programma presenta delle voci di menu lievemente diverse, provatele.
Per convertire in formato testo semplice, si procede in modo pressoché identico.
Nella casella "salva come" basta scegliere "testo semplice" o "documento di testo" (invece di "HTML").
Se si usa MS Windows, per convertire qualunque documento in formato PDF basta procurarsi un apposito programma gratuito da internet, come pdfcreator o pdf995. Dopodichè basterà dare il comando di stampa del vostro documento, e scegliere "pdfcreator" o "pdf995" dall'elenco delle stampanti disponibili. Verrà creato un file con una sorta di "immagine" del vostro documento, che ne consentirà una precisa visualizzazione e stampa su qualunque calcolatore.
Se usate Linux la procedura è illustrata in una apposita pagina di questo sito.